ทำไมต้องมีการควบคุมต้นทุนการผลิต?

ผมตอบได้เลยว่า เพื่อ “กำไร” ครับ เพราะกิจการทุกอย่างๆ จะอยู่รอดได้ต้องมีผลกำไร ซึ่งกำไรจะมากหรือน้อย ต้นทุนการผลิตมีส่วนสำคัญเป็นอย่างมาก ลองนึกตามนะครับ สมมติว่า ต้องการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ 1 ชิ้น ตอนที่เราคำนวณต้นทุนต้นทุนการผลิตด้านต่างๆ ออกมาแล้ว ได้ดังนี้

ต้นทุนวัตถุดิบ 20% ของราคาขาย

ต้นทุนแรงงาน 30% ของราคาขาย

ต้นทุนทางอ้อม 10% ของราคาขาย

ค่าโสหุ้ย 10% ของราคาขาย

รวมต้นทุนทั้งหมด 70% ของราคาขาย

ดังนั้นเราจะได้กำไร 30% ของราคาขาย

แต่ในความเป็นจริงในการผลิตมีปัจจัยต่างๆ มากมายที่จะทำให้ต้นทุนการผลิตต่างๆ แตกต่างไปจากที่เราคำนวณไว้ในราคาขาย ถ้าน้อยกว่าที่คำนวณก็จะเกิดทั้งผลดีและผลเสีย เช่น ผลดีก็คือ เราจะได้กำไรมากขึ้นหากเราขายได้ตามราคาที่กำหนด และผลเสียคือ เราอาจจะเสียโอกาสในการขาย เนื่องจากต้นทุนการผลิตในการคำนวณที่สูงกว่าความเป็นจริงอาจทำให้สินค้าของเรามีราคาแพงกว่าคู่แข่งทำให้ขายไม่ได้หรือขายได้น้อยกว่าที่ควรจะเป็น และในทางตรงกันข้ามถ้าหากว่าต้นทุนการผลิตจริงสูงกว่าราคาที่คำนวณไว้อาจทำให้เกิดผลกำไรที่ลดลงหรือมากจนกระทั่งเกิดขาดทุนได้

ดังนั้นจะเห็นว่าไม่ว่าต้นทุนการผลิตจริงจะมากหรือน้อยกว่าต้นทุนการผลิตจากการคำนวณในราคาขายก็ไม่ได้ส่งผลดีต่อระบบการเงินของกิจการเลย ทางที่ดีที่สุดคือ การวิเคราะห์ต้นทุนการผลิตให้มีความแม่นยำมากที่สุด เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพทั้งโอกาสในการขาย,สภาพคล่องทางการเงินของกิจการรวมถึงและการบริหารจัดการภายในที่ง่ายขึ้น

แล้วเราจะเริ่มจากอะไรดี?

การเริ่มต้นควบคุมต้นทุนการผลิตนั้น สิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกนั้น บางคนอาจจะบอกว่า เริ่มที่ฝ่ายบัญชีบ้าง, เริ่มที่ระดับผู้บริหารบ้าง,เริ่มที่การสร้างระบบขึ้นมาก่อน ก็ไม่ผิดนะครับที่จะคิดแบบนั้น เนื่องจากกิจการแต่ละกิจการมีรูปแบบโครงสร้างขององค์กรที่ไม่เหมือนกัน ไม่ได้มีอะไรตายตัว แต่อย่างที่ผมเกริ่นไว้ในตอนต้นแหละครับว่า ผมจะยึดเอาจากประสบการณ์ของผมบวกกับแนวคิดผสมผสานออกมาเป็นแนวทางเท่านั้น สำหรับโดยส่วนตัว ผมคิดว่า เริ่มที่ตัวพนักงานทุกระดับก่อน เพราะผมเคยเห็นว่า บางบริษัทมีระบบที่ดี มีผู้บริหารและฝ่ายบัญชีที่เก่งด้านการบริหารการเงินและบัญชี แต่พนักงานระดับล่างไม่เห็นด้วยกับแนวทาง ซึ่งก็ไม่ได้หมายความว่าพนักงานไม่ดีนะครับ แต่ทีไม่ดีก็มีจริงๆ แต่ก็เป็นส่วนน้อย แต่ส่วนมากคิดว่าเค้าไม่เข้าใจในวัตถุประสงค์มากกว่า การที่ผู้บริหารพูดบ่อยๆ ว่า “ให้พวกเรากันช่วยลดต้นทุนการผลิตนะครับ ลดงานเสีย ทำงานให้เร็วขึ้น จะช่วยให้เราขายสินค้าได้มากขึ้น มีกำไรมากขึ้น ก็จะมีเงินมาขึ้นเงินเดือนให้พวกเรามากขึ้น มีโบนัสมากขึ้น” ผมคิดว่าพนักงานระดับปฏิบัติการทั้งเข้าใจนะครับ เราต้องแยกกลุ่มพนักงานทั้งหมดออกมาก่อน เป็นสองกลุ่ม คือ กลุ่มแรก เป็นกลุ่มที่ไม่พยายามที่จะเข้าใจอะไรเลย คอยคัดค้านอย่างเดียว สำหรับกลุ่มนี้ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะให้ความรู้ ชี้อธิบายให้เสียเวลา อีกต่อไป พูดไปก็คงไม่มีอะไรดีขึ้นมา, อีกกลุ่มอาจจะอยากลดต้นทุนจริงๆ แต่ยังไม่รู้จะทำยังไง ไม่มีความรู้เกี่ยวกับการลดต้นทุนการผลิตเลย ซึ่งกลุ่มนี้มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ถ้าเราสามารถให้ความรู้กับเค้าได้ อธิบายให้เค้าเข้าใจกับแนวทางการลดต้นทุนได้ ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปที่จะทำการวิเคราะห์ต้นทุนการผลิตที่แท้จริงออก เพราะคนที่ทำงานหน้างานจะรู้ดีที่สุด ตามแนวคิดที่ว่า “การได้ข้อมูลที่ถูกต้องและละเอียดก็สามารถประสบความสำเร็จในการวิเคราะห์ต้นทุนได้มากกว่า 50% แล้ว (อันนี้คิดเองนะครับ)”

สรุปว่าอย่างแรกที่ต้องทำในการควบคุมต้นทุนการผลิต คือ การให้ความรู้และทำความเข้าใจอย่างกระจ่างแจ้งกับพนักงานทุกระดับ ให้เห็นสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อความร่วมมือที่ดีทั้งองค์กร จะช่วยผลักดันให้การลดต้นทุนการผลิตประสบความสำเร็จ